Atualizada em 22 de Novembro de 2022.
1. Introdução
A SafetyMails oferece um serviço cuja finalidade é promover a melhoria da qualidade das bases de e-mails utilizadas para e-mail marketing, através de validações e verificações dos endereços de e-mail, baseadas em informações diversas obtidas de provedores de e-mails, documentações técnicas diversas, como as normas RFC 822 e RFC 5321 (mas não somente), além de outras fontes técnicas de dados, permitindo que a comunicação via e-mail seja feita sem maiores complicações, com taxas de erros reduzidas e, assim, com aumento considerável de reputação, redução do custo global de envio, tanto para enviadores quando para os serviços de recebimento de e-mails.
Este documento informará a você quais são os procedimentos adotados pela SafetyMails a respeito da coleta de informações gerais e pessoais, uso, armazenamento e processamento destas informações em nossos bancos de dados.
Esta Política de Privacidade aplica-se somente às informações que você carregar, acessar, alterar e baixar, em nosso sistema e em nosso website.
Neste texto, você encontrará, entre outros assuntos:
- Introdução
- Por que oferecemos este serviço?
- Quais são as fontes de dados pessoais?
- Que tipo de informações a SafetyMails coleta?
- Como lidamos com os dados de e-mails inseridos em nosso sistema
- Com quem a SafetyMails compartilha os seus dados?
- Transferência internacional de dados
- Por quanto tempo os dados são armazenados?
- Permissão de Envio de E-mails
- Segurança de Dados
- Quais são os direitos dos titulares de dados?
- Como falar com o DPO da SafetyMails?
- Mudanças na Política de Privacidade
2. Por que oferecemos este serviço?
Ao longo dos últimos anos foi possível perceber que o mercado de e-mail marketing em geral compartilhou um problema em comum: listas de e-mails defasadas. Verificamos que a maior parte dos sites que possuem área de cadastramento não realizam a confirmação de e-mail utilizando o recurso de Double Optin (onde um e-mail é enviado para o endereço informado a fim de obter confirmação) ou qualquer outro que garantisse o nível de qualidade dos registros cadastrados. Além disso, muitos e-mails ficavam inativos por longos períodos nos bancos de dados, levantando dúvidas sobre o status atual dessas contas (usuários tendem a trocar de e-mail com alguma frequência e, eventualmente, deletam ou inativam endereços antigos de e-mail).
O resultado desse comportamento é a queda de reputação em IPs e domínios, aumento dos bloqueios dos provedores, menor entregabilidade na Caixa de Entrada (Inbox) e ROI mais baixo para o E-commerce. O marketing direto feito corretamente exige que as informações estejam atualizadas e corretas, para evitar contatos indevidos.
O serviço prevê que o processamento destas informações de e-mail é pertinente na medida em que a sua base legal para a coleta de dados inclui, mas não somente: consentimento, legítimo interesse e a regular execução dos contratos firmados, sempre respeitando os direitos e liberdades individuais dos titulares dos dados.
Por esta razão, a SafetyMails promove o processamento de bancos de dados de e-mails, por acreditarmos que o mercado de e-mail marketing pode ser muito mais saudável e rentável, se evitarmos e-mails inválidos. Provedores aprovam este comportamento, clientes reduzirão custos e muito mais destinatários poderão ser contatados corretamente pelas ações.
3. Quais são as fontes de dados pessoais?
A quantidade e o tipo de dados coletados pela SafetyMails é variável de acordo com o uso que você faz dos nossos serviços, de modo que coletaremos dados se você criar uma conta no nosso sistema, fizer o download de um material ou estiver usando a plataforma da SafetyMails.
Esta política se aplica aos dados pessoais que coletamos sobre você ou com você por meio das seguintes fontes:
- Sites da SafetyMails: sites voltados para os consumidores e operados pela ou para a SafetyMails, incluindo sites sob domínios e subdomínios próprios e/ou mini sites que mantemos em domínios distintos, como www.emailmarketingsummit.com ou em plataformas de terceiros, como a RD Station.
- Plataforma da SafetyMails: plataforma de verificação de emails da SafetyMails.
- Dados criados por nós: nossa equipe pode, durante interações com você, criar dados pessoais a seu respeito (por exemplo, seu nome, telefone e endereço de email).
- Eventos: eventos realizados e organizados pela SafetyMails, bem como eventos em que a SafetyMails participa como patrocinadora e/ou expositora.
Todos os dados que coletamos são utilizados única e exclusivamente para a prestação de nossos serviços. Dessa maneira, todos os dados sobre você são tratados como confidenciais.
4. Que tipo de informações a SafetyMails coleta?
4.1 Visitantes dos nossos websites
4.1.1 Cookies do site
Os cookies do site são aqueles enviados ao computador ou dispositivo do usuário e administrador exclusivamente pelo site.
As informações coletadas por meio destes cookies são utilizadas para melhorar e personalizar a experiência do usuário, sendo que alguns cookies podem, por exemplo, ser utilizados para lembrar as preferências e escolhas do usuário, bem como para o oferecimento de conteúdo personalizado.
4.1.2 Cookies de terceiros
Alguns de nossos parceiros podem configurar cookies nos dispositivos dos usuários que acessam nosso site.
Estes cookies, em geral, visam possibilitar que nossos parceiros possam oferecer seu conteúdo e seus serviços ao usuário que acessa nosso site de forma personalizada, por meio da obtenção de dados de navegação extraídos a partir de sua interação com o site.
O usuário poderá obter mais informações sobre os cookies de terceiro e sobre a forma como os dados obtidos a partir dele são tratados, além de ter acesso à descrição dos cookies utilizados e de suas características, acessando o seguinte link:
- Google Analytics – https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage?hl=pt-br
- Facebook – https://www.facebook.com/policies/cookies/
As entidades encarregadas da coleta dos cookies poderão ceder as informações obtidas a terceiros.
4.1.3 Gestão de cookies
O usuário poderá se opor ao registro de cookies pelo site, bastando que desative esta opção no seu próprio navegador. Mais informações sobre como fazer isso em alguns dos principais navegadores utilizados hoje podem ser acessadas a partir dos seguintes links:
- Internet Explorer: https://support.microsoft.com/pt-br/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
- Safari: https://support.apple.com/pt-br/guide/safari/sfri11471/mac
- Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pt-BR&hlrm=pt
- Mozila Firefox: https://support.mozilla.org/pt-BR/kb/ative-e-desative-os-cookies-que-os-sites-usam
- Opera: https://www.opera.com/help/tutorials/security/privacy/
A desativação dos cookies, no entanto, pode eventualmente afetar a disponibilidade de algumas ferramentas e funcionalidades do site, comprometendo seu correto e esperado funcionamento. Outra consequência possível é remoção das preferências do usuário que eventualmente tiverem sido salvas, prejudicando sua experiência.
4.2 Em nossa plataforma
Quando você cria sua conta na SafetyMails, exigimos alguns dados que identifiquem você e/ou a sua organização.
A finalidade dessa coleta visa identificar o usuário do sistema e cumprir obrigações legais, como dados de faturamento.
Para a criação de conta, serão coletados:
- Dados de contato (Nome, Email, País, Telefone)
- Dados de identificação digital (endereço IP)
- Dados de localização eletrônica (cidade baseada no endereço IP)
- Perfil profissional (Nome da empresa)
Para a contratação de nossos serviços, serão coletados:
- Dados de contato (Nome, Email, País, Estado, Cidade, Logradouro, Telefone)
- Dados de faturamento e cobrança (CNPJ, CPF, Email, País, Estado, Cidade, Logradouro, Telefone, Dados de Cartão de Crédito, quando feita a opção por este meio de pagamento)
Para garantir a segurança de informações de cartões de crédito, a SafetyMails não armazena essas informações em seus bancos de dados, trabalhando apenas com dados encriptados. As informações são mantidas sob sigilo e apenas de posse dos sistemas de pagamento.
4.3 Para a utilização dos serviços de verificação de emails:
Para o serviço de verificação de listas de emails:
- Dados de email (endereços de email)
Os dados pessoais são coletados mediante processo de upload realizado pelo Controlador no sistema da SafetyMails. Para a utilização da validação e verificação de e-mails da SafetyMails, é necessário realizar o compartilhamento de informações de e-mail para que o processamento possa ser realizado. Embora sua base de e-mails possa possuir outras informações pessoais de seus clientes, é importante mencionar que a SafetyMails não controla os dados diretamente coletados por seus clientes, não precisa e não faz uso delas para realizar o escopo de seu serviço.
A opção de upload dos dados de uma base conta com uma filtragem que é configurada pelo usuário, cabendo a ele decidir que tipos de e-mails quer que façam parte do arquivo final. Somente o EMAIL é obrigatório e utilizado no processo de tratamento, não havendo coleta obrigatória de quaisquer outros dados pessoais no processo.
Embora não seja responsabilidade da SafetyMails a inclusão desses dados, buscando minimizar incidentes envolvendo dados pessoais, a SafetyMails adota as melhores práticas de segurança da informação.
Para o serviço de consultas em tempo real:
- Dados de email (endereços de email)
4.4 Em eventos e formulários diversos
Para oferecer acesso a conteúdos exclusivos, seminários digitais (webinars), entre outros materiais de conteúdo ou serviços, realizamos a coleta de dados, solicitando:
- Dados de contato (Nome, Email, País, Telefone)
- Perfil profissional (Nome da empresa, cargo, número de funcionários, website)
Estas informações serão utilizadas exclusivamente para o relacionamento da SafetyMails com o visitante.
5. Como lidamos com os dados de e-mails inseridos em nosso sistema
Uma vez que uma ou mais listas são carregadas para processamento, elas são analisadas pela SafetyMails, que poderá, inclusive, realizar alterações na composição dos registros de e-mail, modificando domínios, removendo caracteres inválidos e gerando novas colunas de informação à tabela original. Este processo é automático e não possui interação humana.
Resultados obtidos de consultas recentes (se um e-mail é válido, inválido, etc) farão parte, individualmente, do banco de dados global da SafetyMails, a fim de colaborar com consultas futuras.
Os resultados de consultas também poderão ser parte integrante de pesquisas avaliativas, com o propósito de informar ao mercado sobre a qualidade geral das bases do mercado, progressos obtidos, entre outros documentos como whitepapers, projeções de slides, vídeos informativos, entre outros, que a SafetyMails considerar pertinentes, sem citar endereços específicos de e-mail, tampouco caracterizar indivíduos ou empresas e, portanto, não ferindo aos critérios de proteção de dados pessoais ou acordos de confidencialidade e sigilo (NDA).
6. Com quem a SafetyMails compartilha os seus dados?
Para a realização de suas finalidades de processamento, a SafetyMails pode realizar o compartilhamento de dados com terceiros, que possuam políticas de proteção de dados em conformidade com o previsto nas leis de proteção de dados.
Estes terceiros podem ser serviços destinados, mas não somente, a:
- Armazenamento de dados (Datacenter)
- Serviços fiscais
- Serviços de comunicação e marketing
7. Transferência internacional de dados
A SafetyMails coleta e transfere dados pessoais coletados para países localizados na União Européia, Canadá e para os Estados Unidos, países que fornecem nível adequado de proteção. Essas transferências ocorrem para Parceiros da SafetyMails que atuam como prestadores de serviços de processamento de dados pessoais que demonstram conformidade com as melhores práticas de proteção de dados e conformidade com as leis de proteção de dados.
Ao acessar e utilizar os serviços da SafetyMails, você concorda com o processamento e a transferência de tais dados para os países mencionados.
8. Por quanto tempo os dados são armazenados?
Sobre o serviço de validação de emails, após 3 meses da última análise feita em uma base, ela será excluída automaticamente de sua conta, estando ativa ou não. Portanto, cabe ao usuário realizar o download das informações dessas bases antes desse período.
Você pode solicitar que seus dados sejam deletados e sua conta seja fechada a qualquer momento.
As informações do usuário permanecerão no sistema até que o mesmo faça uma solicitação formal de remoção por e-mail. Entretanto, embora desativado completamente, a SafetyMails se reserva o direito de armazenar estas informações por maior período de tempo em seus bancos de dados, com fins comprobatórios em ações legais ou por determinação de obrigação legal.
9. Permissão de Envio de E-mails
Quando você contrata os serviços da SafetyMails e cria sua conta, está permitindo que sejam realizados envios de e-mails periódicos, informando sobre aspectos que sejam relevantes à utilização do sistema e relacionamento com o cliente, como avisos de manutenção, extratos de uso, avisos de conclusão de procedimentos, pagamentos, entre outros.
Cabe também à SafetyMails a decisão de enviar, modificar o conteúdo e design destes e-mails, a fim de melhorar a qualidade do serviço.
Este envio de e-mails respeita as diretrizes das melhores práticas de E-mail Marketing, que prevêem que e-mails que sejam parte integrante da prestação de um determinado serviço tem seu envio permitido, e também as diretrizes do Can-spam Act – Controlling the Assault of Non-solicited Pronography and Marketing Act of 2003 (Pub.L. 108-187).
10. Segurança de Dados
Todas as conexões ao painel de controle da SafetyMails, assim como o seu website e demais subdomínios, estão protegidos por certificações SSL criptografadas da Comodo, Autoridade Certificadora em conformidade com a AICPA/CIA WebTrust.
O Data Center contratado pela SafetyMails adota as medidas de segurança de mais alto padrão no mercado, beneficiando-se da certificação ISO/IEC 27001:2013, das atestações internacionais SOC 1 type II (SSAE 16 e ISAE 3401) e SOC 2 type II e ainda a certificação PCI DSS Nível 1.
O acesso de um Usuário se dá a partir de um login (seu próprio e-mail, informado no momento do cadastro) e senha exclusiva e pessoal, fornecida apenas por e-mail e apenas uma vez, e que deverá ser modificada pelo usuário em seu primeiro acesso. A SafetyMails não terá acesso à senha escolhida pelo usuário.
Em caso de perda da senha, a SafetyMails pode oferecer uma nova senha, desde que haja solicitação expressa do usuário, que também deverá ser modificada após seu primeiro acesso.
O endereço de e-mail fornecido ao sistema não pode ser alterado pelo usuário. Para eventuais alterações, o usuário deverá enviar uma solicitação via e-mail (para [email protected]) e aguardar um prazo de até 48 horas úteis.
11. Quais são os direitos dos titulares de dados?
Os titulares possuem diversos direitos relacionados a seus dados pessoais. É obrigação da SafetyMails permitir que esses titulares exerçam seus direitos de forma gratuita e simplificada. Dentre os pedidos que podem ser feitos estão o de:
- confirmação da existência de tratamento,
- acesso aos dados,
- correção de informação,
- restrição de dados excessivos,
- portabilidade de dados a outro fornecedor,
- recusar de dar consentimento,
- revogar consentimento previamente dados,
- eliminar dados tratados com base num consentimento pregresso,
- informação sobre compartilhamentos já realizados, e
- revisão de decisões automatizadas.
A confirmação do tratamento de dados pessoais e o acesso (simples ou completo) a essas informações deve ser feito em até 72 horas do pedido. Os outros direitos serão regulamentados posteriormente pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
12. Como falar com o DPO da SafetyMails?
A SafetyMails é Controladora e Processadora de dados pessoais.
Desta maneira, buscando total transparência e conformidade com os mais altos padrões de proteção de dados no Brasil e em todo o mundo, fica nomeado um Data Protection Officer (DPO), que será o representante da SafetyMails para supervisionar todas as questões relacionadas a esta política e ao tema de proteção de dados.
Se tiver dúvidas ou precisar de auxílio, entre em contato com o Encarregado de Proteção de Dados da SafetyMails:
Endereço: Av. Nilo Peçanha, nº50, sala 1808, Centro, Rio de Janeiro, RJ, Brasil, CEP 20200-906.
Email: [email protected]
A/C Rodrigo Gonçalves, DPO
13. Mudanças na Política de Privacidade
Como o mercado está em constante mudança e evolução, essa Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente. Recomendamos que visite esta página para ter conhecimento sobre as suas modificações. Caso sejam feitas alterações relevantes em seu conteúdo que exijam um novo consentimento, iremos publicar essa atualização e solicitar um novo consentimento.
